Faire ou acheter une Application Mobile de communication interne ?


L'une des premières questions auxquelles il faut répondre lorsqu'on songe à mettre en œuvre une Application Mobile pour les employés est de savoir s'il faut créer sa propre solution ou acheter une solution prête à l'emploi.

La fabrication de votre propre produit peut sembler attrayante au premier abord, étant donné que vous pouvez décider à quoi ressemblera le produit et ce qu'il fera, mais au final....

Réfléchissez-y à 2 fois : vous n'essaierez pas de construire votre propre éditeur de texte ou un système de gestion de compte personnalisé, n'est-ce pas?

En fait, la plupart des entreprises apprécient la valeur ajoutée évident de l'approche Software-as-a-Service (SaaS) en termes de réduction des coûts, de réduction des risques et de réduction des délais de livraison.

Les appli de Symantra sont conçues pour les entreprises, et il n'y a pas deux entreprises qui se ressemblent. C'est pourquoi nous avons intégré la personnalisation et l'extensibilité au cœur de notre produit.

Votre application sera toute à vous, même si vous ne l'avez pas construite à partir de zéro.

Regardons ensemble les 5 raisons principales pour lesquelles vous devriez envisager d'utiliser une solution prête à l'emploi pour votre Application Mobile de communication interne et ne pas développer la vôtre "from scratch".

1. Maîtrise des Coûts

L'un des projets de développement d'applications de communication interne les plus connus a été réalisé sur le site de Barclay. Leur équipe avait besoin de plus d'un million d'euros (oui vous avez bien lu...!) pour se préparer au lancement.

Chez Symantra, par contre, des dizaines de clients partagent les coûts de développement de la plateforme et obtiennent ainsi leur application pour une fraction du coût.

Les entreprises sous-estiment souvent les dépenses liées à la conception, au design, à la gestion de projet, aux essais et aux inévitables demandes de changements. Mais le coût caché le plus important est celui de la maintenance continue. La plupart des applications sont basées sur Android et iOS. Ces plateformes changent souvent et votre budget doit être planifié en conséquence.

Considérez les défis suivants en lien avec l'argent à investir dans voter Appli Mobile :

a) Coûts de développement :

Comme dans tout projet informatique, les estimations des coûts de développement sont très probablement trop faibles. La complexité d'une App est très difficile à identifier, sans d'abord créer un concept/cahier des charges très détaillé.

Les problèmes généralement sous-estimés comprennent l'intégration des utilisateurs, la sécurité (environnement d'hébergement sécurisé), l'intégration, les médias (hébergement d'images et de vidéos), l'examen Apple (un certain nombre d'étapes sont prises pour obtenir des applications dans l'App Store), et la complexité Android (ce sont d'innombrables versions de logiciels, tailles d'écran, appareils, etc).

b) Coûts des contenus de gestion :

"Ce n'est qu'une application" est le genre de pensée qui conduit à sous-estimer les coûts du projet. Il suffit de voir comment le contenu entre dans l'écran de l'application.

Une grande partie de notre puissance de développement chez Symantra se situe dans des éléments que nos clients ne peuvent pas voir immédiatement dans l'application : un système de gestion de contenu, la performance, l'infrastructure.

c) Coûts de maintenance :

Les nouvelles versions Android et iOS sont souvent confrontées à des changements rapides. Si vous ne les appliquez pas rapidement, votre application sera inutile à tout utilisateur d'une nouvelle version.

Surtout lorsqu'il s'agit d'iOS, la plupart des gens utilisent des mises à jour automatisées, passant immédiatement à de nouvelles versions. L'équipe de développement de l'application de Symantra doit rester à l'écoute 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et réagir immédiatement aux changements. Symantra fournit une mise à jour mensuelle de l'application.

d) Coûts des mauvaises décisions :

Vous ne pouvez généralement pas tester un projet d'application personnalisée tant qu'il n'a pas été lancé. Il sera trop tard pour savoir si vos utilisateurs apprécieront vraiment ses fonctionnalités et si ils comprendront la façon dont elles ont été implémentées.

En réalité, répondre à des exigences étendues, effectuer des recherches en interne et concevoir l'ingénierie de l'utilisabilité (UX/UI) à l'avance entraînent des dépenses supplémentaires, ce qui explique pourquoi ils ne sont pas réalisés dans la plupart des projets. Le résultat est qu'il est probable que certaines parties de l'application échoueront.

e) Coûts pour plusieurs applications :

Une application personnalisée semble souvent être le meilleur choix pour une entreprise qui ne voit pas le besoin de fonctionnalités supplémentaires ou d'extensions.

Mais vous serez confronté à de multiples demandes de la part d'autres départements pour ces mêmes choses si votre application devient un succès. Si vous ne pouvez pas répondre à ces exigences, préparez-vous à ce que vos employés - sans parler de votre département IT - commencent à chercher leurs propres solutions applicatives.

Le résultat sera une surcharge d'applications chaotique avec encore plus de coûts et moins de chances pour le projet sur lequel vous avez passé tant de temps et d'efforts pour être adopté par les employés.

Vous ne seriez pas le premier ni le dernier à atteindre cette situation douloureuse et inefficiente : vous vous retrouver dans une situation où il faudra repartir de zéro avec un fournisseur SaaS par la suite.

2. Maîtrise du Temps

Avec Symantra, le lancement d'un pilote peut se faire en 4 à 6 semaines.

En comparaison, le temps nécessaire pour un projet d'application personnalisée "from scratch" dépend de plusieurs facteurs:

a) Le temps du concept.

Si vous partez de zéro, vous serez celui qui dessine les maquettes et écrit les spécifications fonctionnelles. La règle 80/20 s'applique lors de la création d'un concept pour une application mobile : Il ne vous faudra pas longtemps pour réaliser quelques croquis (20%).

Mais le diable se cache dans les détails : Comment fonctionne exactement le processus d'intégration de l'utilisateur ? Que se passe-t-il lorsque les utilisateurs perdent leurs identifiants ? Quels sont les champs obligatoires pour un éditeur ?

Prenez bien vos responsabilités : Si vous développez votre propre concept, préparez-vous à des discussions sans fin. Vous pouvez facilement passer des mois et des mois à assister à des réunions avec différentes parties prenantes discutant de la couleur des boutons et des fonctionnalités de base !

Raison gardez! Symantra a des processus éprouvés et peut répondre aux questions de votre entreprise, des responsables de la protection des données et de l'équipe de sécurité informatique. Avec une solution sur mesure "from scratch", en revanche, les processus d'approbation ont tendance à prendre beaucoup, beaucoup, beaucoup plus de temps.

b) Le temps du développement :

Cela dépend fortement de vos ressources, de vos compétences et de votre approche du développement. N'oubliez pas que vous aurez besoin de trois versions d'une application de communication interne : Android, iOS et web.

c) Le temps du Test :

Personne ne veut utiliser une application pleine de bugs. Symantra a un processus de gestion de la qualité et la plateforme est utilisée avec succès par d'autres clients.

d) Le temps de la soumission à l'App Store :

Lorsqu'il s'agit d'applications de communication interne, il est important de faire entrer une application dans l'App Store. Saviez-vous que vous devez avoir du contenu public à côté de votre bouton de connexion ? Avez-vous prévu un accès sécurisé et séparé pour l'examinateur Apple (ils voudront se connecter pour voir ce qu'il y a derrière le formulaire de connexion) ? Et comment traitez-vous avec l'évaluateur s'il rejette toujours votre application ?

Vous ne seriez pas le premier à perdre encore quelques mois après que l'application a été "terminée" avant qu'elle n'arrive enfin dans l'Appstore + Google PlayStore et qu'elle soit prête à l'emploi.

e) Le temps d'immobilisation :

La plupart des projets d'applications personnalisées ne s'exécutent pas sur un backend fiable. Ils sont hébergés sur "un serveur". Si ce serveur tombe en panne un lundi matin - ou pendant une réunion importante - alors il sera probablement temps d'aller chercher un autre serveur.

f) Le temps d'entretien :

Comme nous l'avons déjà mentionné, les nouvelles versions d'Android et d'iOS incluent souvent des changements rapides. Si vous ne les appliquez pas rapidement, votre application sera inutile à tout utilisateur d'une nouvelle version. Surtout lorsqu'il s'agit d'iOS, la plupart des gens utilisent des mises à jour automatisées, passant immédiatement à de nouvelles versions. Souvent, il y a une fenêtre de temps très limitée après l'aperçu final de développement d'Apple jusqu'à ce qu'une nouvelle version soit envoyée aux utilisateurs.

3. Maîtrise des Risques

Pour l'essentiel, vous devriez vous concentrer sur la stratégie de lancement de votre application de communication interne et la construction d'un public (fidèle). Chez Symantra, notre objectif principal est de vous aider avec des cas d'utilisation (case studies) prêts à l'emploi, dont il a été prouvé qu'ils permettent d'atteindre des taux d'adoption plus élevés.

Pendant l'onboarding, notre équipe vous conseillera en fonction de ce que nous avons vu comme étant un excellent contenu, attirant vos utilisateurs dans votre application. Symantra réduit massivement le risque d'adoption pour vous avec des benchmarks allant jusqu'à 80% de taux d'adoption.

En revanche, une solution "from scratch", c'est comme la roulette russe : l'appli montrera si votre concept fonctionne, ou pas..., seulement au moment où vous lancerez votre application et en aurait fait l'investissement.

Avec Symantra, vous pourrez voir ce que vous obtenez avant de vous engager dans un investissement. C'est une énorme différence par rapport à un projet personnalisé "from scratch". Symantra vous permet d'obtenir l'adhésion de la direction sur la base d'une application en cours d'exécution. Avec votre propre solution personnalisée "from scratch", vous devez y parvenir avec un diaporama de slides PPT, ce qui génère de nombreux risques d'implémentation technique dans votre projet.

Votre équipe de développement livrera-t-elle dans les délais, avec la qualité souhaitée, et dans le respect du budget ?

Plus de 50% des équipes de projets informatiques ne le font pas.

4. Palier le manque de compétence technique

Construire une application n'est pas un projet en solo. Vous avez besoin d'une grande équipe de développement avec des compétences technologiques étendues. Développeurs frontaux et back-end, développeur natif, UI/UX Designer, rédacteurs techniques, responsables qualité et développeurs web.

Et même si vous avez tous ces gens, il leur faut beaucoup plus de temps pour développer une application, alors même que vous pourriez penser le contraire.

Nous le répétons donc : il faut beaucoup de temps à une équipe de développement,.... même si c'est leur priorité (ce qui n'est pas le cas dans la plupart des entreprises).

Et le coût de l'embauche d'une équipe de développeurs junior ou même d'un seul développeur senior supplémentaire est déjà beaucoup, beaucoup, plus cher qu'une Appli Mobile toute faite !

Travailler avec une agence spécialisée ! Chez Symantra nous mettons sur pied une équipe sur mesure, joignable 7/7 jours.

5. Maîtrise de la Sécurité et de la Protection des données (GDPR)

Lorsqu'il s'agit de sécurité, vous devez examiner l'ensemble du paquet :

Votre application peut être installée sur des appareils privés. Les Push Notifications seront envoyées sur l'infrastructure de Google et d'Apple.

Votre serveur doit être accessible depuis l'extérieur du pare-feu.

Si les employés quittent l'entreprise, comment révoquer leur accès à l'application ? Une partie du contenu devrait être visible pour tout le monde dans l'entreprise, tandis que d'autres parties doivent être limitées à un certain groupe. Symantra a trouvé des solutions éprouvées et testées à ces 5 défis .... tout en vous laissant la vraie liberté de personnaliser le design et les fonctionnalités en fonction de vos besoins.

6. La vraie liberté de personnaliser en fonction de ses besoins

Évidemment, travailler avec Symantra permet aussi de personnaliser librement son Appli. Précisement, nous ne fournissons pas une solution rigide "take it or leave it" , mais une vraie offre efficiente, avec une liberté de choix.

a) Les logiciels prêts à l'emploi du type "take it or leave it" ne peuvent répondre à tous les besoins

Les solutions prêtes à l'emploi répondent généralement à la plupart des besoins de nombreuses organisations, mais pas toutes. Souvent, nos clients nous disent : "Nous avons des exigences très particulières". Si c'est le cas, un projet personnalisé pourrait être la meilleure option. Cela dit, nous constatons que 90% des besoins de nos clients peuvent être pris en charge par les fonctionnalités de base de Symantra.

Les 10% restants peuvent être ajoutés dans un projet personnalisé en utilisant nos API standard ou en créant un plugin.

Nous recommandons un projet personnalisé uniquement si les fonctionnalités standard de Symantra ne peuvent pas du tout vous aider. Donc, si vous voulez introduire un côté "ego trip" à votre appli , alors oui, vous devriez penser à un projet personnalisé "from scratch" avec tous les risques susmentionnés. Mais dans la majorité des cas, opter pour une application Symantra personnalisée sera la meilleure option. Un autre argument que nous entendons souvent est "Nous avons un design très spécial". La conception ne représente pas plus de 5% du coût total du projet d'une application, et la plupart des conceptions peuvent être réalisées en utilisant les options de personnalisation de Symantra. Vous pouvez utiliser votre propre logo, icônes, typographie et couleurs. b) Les solutions fixes sont rigides

Nous entendons souvent cet argument : Avec une solution fixe, il nous sera difficile d'ajouter ou de soustraire des fonctions, ce qui signifie que nous aurons trop ou trop peu de fonctions. Mais le constat est là: une fois que nos clients voient ce que nous avons à offrir, la plupart d'entre eux sont convaincus du contraire, surtout lorsqu'ils apprennent que nos plugins sont flexibles et que vous pouvez choisir librement d'en ajouter ou d'ne supprimer. Les fonctionnalités les plus populaires de nos applis :

.... Toute la liste des fonctionnalités ici

c) Le logiciel standard n'est pas compatible avec d'autres programmes.

La plupart des entreprises ont des logiciels existants qui devront être compatibles avec les applications de leurs employés. Parce que SharePoint est de loin la source la plus demandée, nous avons construit une connexion SharePoint standard qui fonctionne avec SharePoint 2013 et SharePoint en ligne. De plus, nous avons des add-ons pour vos Active Directories, et des API REST pour l'intégration personnalisée du contenu existant et l'intégration des répertoires d'utilisateurs.

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Contactez-nous: contact@symantra.com

Anne Magnus, Managing Director de Symantra, une agence d’innovation Mobile et Digitale, basée à Bruxelles. Symantra est spécialisée dans le design et le développement d’applications mobiles pour les employés et la transformation digitale. www.symantra.com

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